Централизация учета: учетная политика, архив, расчетные листки (часть 3)

belchonock / Depositphotos.com

В очередном репортаже об опыте централизации на примере ГКУ МО «Централизованная бухгалтерия Московской области» мы продолжаем рассматривать организационные вопросы, возникающие при создании ЦБ и ее взаимодействии с обслуживаемыми учреждения, а также пути решения этих задач.

Как утверждать учетную политику обслуживаемых централизованной бухгалтерий бюджетных и автономных учреждений, а также учетную политику для целей налогообложения? Возможно ли разработать одну учетную политику для всех БУ и АУ и предложить каждому руководителю учреждения утвердить ее?

Согласно п. 14 Стандарта «Концептуальные основы_», п. 7 и 8 Стандарта»Учетная политика, оценочные значения и ошибки» Единая учетная политика при централизации бухгалтерского учета казенных, бюджетных и автономных учреждений формируется централизованной бухгалтерией и утверждается руководителем ЦБ.

Учетная политика для целей налогообложения при централизации учета не может быть единой. В части налогового учета должна быть индивидуальной для каждого учреждения и формироваться с учетом специфики оказываемых им услуг и выполняемых работ, системы налогообложения, применяемой в рамках приносящей доход деятельности, и т.д.. При этом ЦБ может разрабатывать учетную политику для целей налогообложения совместно с обслуживаемыми учреждениями, но утверждать ее должен только руководитель учреждения.

Где хранить бумажные документы: в ЦБ или в учреждениях? Где хранить (резервировать) электронные документы? Как сдавать электронные документы в архив?

Оригиналы обработанных первичных документов текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в соответствии с требованиями Стандарта «Концептуальные основы», подшиваются и хранятся в обслуживаемом учреждении. Соответственно, ответственными за их хранение являются сотрудники обслуживаемого учреждения. При этом скан-копии документов хранятся в базе данных ЦБ, однако это не является электронным архивом!

Как доводить расчетные листки до работников обслуживаемых учреждений, чтобы не было претензий по сохранности персональных данных?

Есть несколько вариантов:

Работник учреждения лично получает расчетный листок в обслуживаемом учреждении у лица, ответственного за их выдачу. Такие полномочия закрепляются за этим лицом распорядительным документом руководителя учреждения.

Работник выписывает Доверенность на право получения расчетного листка на другое лицо по его выбору. Доверенность заверяется в отделе кадров.

Работник заключает дополнительное соглашение к своему трудовому договору о получении расчетного листка на его личную электронную почту. В таком случае расчетный листок направляется из информационной системы на почту работнику.

При организации централизации в Московской области третий вариант является основным: расчетные листы отправляются из системы ГИС ЕИСБУ на личные электронные почты сотрудников. Кроме того, что такой способ позволяет исполнить требования трудового законодательства, он удобен и требует минимальных временных и трудовых затрат.

Источник