Почему при закупках через подотчетных лиц чека ККТ недостаточно для учета?

© hin255 / Фотобанк 123RF.com

С 1 января 2025 года вступили в силу важные изменения в Закон № 44-ФЗ. Согласно обновленным нормам, с указанной даты для всех заключаемых в соответствии с Законом № 44-ФЗ контрактов, в том числе государственных и муниципальных, письменная форма является обязательной. Указанное требование важно учитывать и при упрощенных способах осуществления закупок у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика). Иными словами, теперь любой контракт должен быть заключен в письменной форме. Мы рассказывали об этом в материале «Изменения в Законе № 44-ФЗ, о которых нужно знать бухгалтеру«.

Поправки вызвали, без преувеличения, шквал вопросов. Как быть с покупкой товаров через подотчетных лиц? Может ли сотрудник приобрести товары для нужд учреждения за наличные и оформить авансовый отчет? Является ли кассовый чек договором в письменной форме?

Новая редакция Закона № 44-ФЗ не запрещает закупки через подотчетных лиц. Просто теперь при учете совершенных подотчетным лицом покупок не получится ограничиться одним лишь кассовым чеком — для подтверждения письменной формы сделки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию также другие двусторонне подписанные документы, в частности, товарную накладную, акт выполненных работ, акт оказанных услуг.

Дело в том, что закупка начинается с определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и завершается исполнением обязательств сторонами контракта.

Стороной контракта является заказчик, а не конкретное должностное лицо / работник учреждения. Полномочия должностного лица на заключение сделок от имени юридического лица не требуют подтверждения только в том случае, если должностное лицо является единоличным исполнительным органом юрлица. Применительно к организациям бюджетной сферы таким лицом является руководитель. Поручая осуществление закупки подотчетному лицу, руководитель наделяет такое лицо полномочиями по определению единственного поставщика, а также на приемку товаров, работ, услуг.

Документы, подтверждающие полномочия на совершение закупки от имени юридического лица, необходимы для того, чтобы Продавец (Исполнитель, подрядчик) понимал — он является участником закупки в соответствии с Законом № 44-ФЗ либо Законом № 223-ФЗ. В противном случае он будет обязан соблюдать только те требования законодательства РФ, которые обусловлены заключением договора с физическим лицом, то есть следовать правилам розничной торговли и оформлять соответствующие документы с учетом тех требований законодательства, которые установлены в отношении подобного рода сделок. В отличие от договора розничной купли-продажи, который является публичным договором, государственный/муниципальный контракт, а также гражданско-правовой Договор бюджетного / автономного учреждения публичным не является. Правовые последствия заключения публичных договоров розничной торговли и гражданско-правовых договоров с юридическими лицами для продавца могут различаться. Так, например, заключение договоров с физлицами, действующими от имени юридических лиц, может повлечь претензии со стороны налоговых органов по поводу обоснованности применения специального налогового режима (постановление АС Северо-Западного округа от 07 марта 2023 г. № Ф07-23308/22).

Кассовые и товарные чеки являются документами, подтверждающими покупку товаров за наличные расчет в розницу. Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека, электронного или иного документа, подтверждающего оплату товара. Поскольку такой договор является публичным, то по умолчанию стороной такого договора является лицо, которое обратилось к продавцу с целью его заключения, то есть лицо, оплатившее товар. Соответственно, кассовый чек подтверждает заключение договора физлицом от своего имени, а не от имени учреждения-заказчика. Иными словами, кассовый и товарный чек свидетельствуют о соблюдении письменной формы договора, заключенного физлицом от своего имени.

О соблюдении всех требований законодательства со стороны учреждения-заказчика можно говорить только в том случае, если в целях осуществления закупки через подотчетное лицо были оформлены Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) и Доверенность, определяющая полномочия подотчетного лица при осуществлении закупки товаров, работ, услуг. Только такой комплект документов будет свидетельствовать о соблюдении письменной формы договора непосредственно заказчиком.

Кроме того, осуществление закупок подотчетным лицом требует дополнительных контрольных процедур, которые будут проводиться не в целях предотвращения нарушений, как это предписано законодательством о закупках, а уже после того, как закупка завершена. Риски предъявления претензий со стороны контрольных и надзорных органов будут исключены только в том случае, если проведена проверка достоверности информации, указанной в представленных подотчетным лицом документах, в частности:

• контрагент проверен на реальность осуществления им соответствующих видов деятельности (розничной торговли, оказания услуг, выполнения работ);
• исключен риск возникновения конфликта интересов;
• контрагент соответствует требованиям, установленным ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ.

Закупка товаров путем выдачи работнику подотчетных сумм является закупкой у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика). Принимая решение об осуществлении закупки подобным способом, учреждению необходимо проанализировать все возможные риски возникновения претензий со стороны контрольных и надзорных органов, поскольку отсутствие прямого запрета непосредственно в Законе № 44-ФЗ (как и в Законе № 223-ФЗ) вовсе не означает, что такое решение в полной мере отвечает требованиям законодательства.

Отдавая предпочтение такому способу, как осуществление закупки у единственного поставщика, заказчик должен иметь разумные и объективные причины, объясняющие, что применение конкурентных процедур либо является неэффективным (например, если товарный рынок ограничен или цены на объект закупки колеблются в узком диапазоне), либо в значительной степени лишают заказчика того результата, которого он намеревался достичь, планируя закупку (осуществление срочного размещения заказа, закупка на товарном рынке, где преобладает недобросовестная конкуренция). В ином случае выбор данного неконкурентного способа размещения заказа представляет собою злоупотребление правом, намеренное уклонение от конкурентных процедур вопреки принципам осуществления закупок (см., в частности, постановление Семнадцатого ААС от 18 апреля 2024 г. № 17АП-1871/24).

Вот и получается, что теперь покупки через подотчетных лиц (и тем более – с возмещением подотчетному лицу понесенных им расходов) могут осуществляться лишь в исключительных случаях.

Руководитель учреждения, принимая решение об осуществлении закупок подотчетными лицами, должен учитывать, что являясь лицом, уполномоченным выступать от имени учреждения, должен действовать в интересах этого учреждения добросовестно и разумно. При этом руководитель отвечает перед учреждением за убытки, причиненные в случаях:

• недобросовестного и / или неразумного осуществления обязанностей по выбору и контролю за действиями / бездействием представителей, контрагентов по гражданско-правовым договорам, работников учреждения,
• ненадлежащей организации системы управления учреждением.

Источник