Почему ручной учет имущества приводит к потерям и как технологии помогают навести порядок

Чем больше имущества у компании, тем сложнее учитывать его вручную. Данные в 1С начинают расходиться с реальностью, а инвентаризация занимает все больше времени. О том, как с помощью технологий навести порядок в учете и избежать финансовых потерь, рассказывает Олег Почепский, бизнес-аналитик по мобильной автоматизации «Клеверенс».

1,7 тыс. просмотров143 открытия1

Клеверенс — партнер XI Всероссийской бухгалтерской конференции «Большой БухСтрим-2026». Это три параллельных трека, более 20 экспертов-практиков, живые кейсы и готовые шаблоны. Для тех, кто пропустил это масштабное событие, «Клерк» подготовил запись. Вы найдете доклады, презентации и раздаточные материалы, полезные бухгалтерам, руководителям и собственникам бизнеса.

Клеверенс — российский вендор мобильных приложений для терминалов сбора данных (ТСД), смартфонов и планшетов. Компания более 20 лет разрабатывает решения для автоматизации учета и операций с товарами, материалами и имуществом. 

Ключевые направления работы Клеверенс:

• Разработка мобильного ПО для бизнеса. 

Компания создает приложения для терминалов сбора данных, смартфонов и планшетов. Среди них — «Склад 15», «Магазин 15», «Фабрика 15», «Маркетплейс 15» и «Учет 15». Решения работают на базе собственной программной платформы Mobile SMARTS. 

• Автоматизация учета. 

Клеверенс разрабатывает инструменты для сканирования штрихкодов и радиочастотных (RFID) меток.

• Интеграция с учетными и ERP-системами. 

Специалисты Клеверенс помогают синхронизировать мобильные рабочие места с центральными учетными системами — 1С, SAP, Microsoft Dynamics и другими ERP.

Почему учет имущества вручную ведет к ошибкам и убыткам

— Многие компании до сих пор ведут учет основных средств и ТМЦ в Excel, блокнотах или бумажных ведомостях. В чем риски?

— Главный риск в том, что данные быстро устаревают. Имущество перемещают между кабинетами, складами, филиалами, списывают или передают в работу. При этом в учетной системе операции фиксируют позже, не полностью или с ошибками.

В итоге появляется разрыв между фактом и данными в 1С. По документам объект числится в одном месте, а фактически находится в другом. Или за него отвечает один сотрудник, хотя давно пользуется другой. Чем больше объектов и перемещений, тем сложнее восстановить реальную картину.

Для бухгалтерии это означает ручную сверку, долгую инвентаризацию и постоянные уточнения. Для бизнеса в целом — риск лишних закупок, неверных управленческих решений и финансовых потерь.

— Какие финансовые потери возникают из-за ручного учета?

— Потери не всегда выглядят как утрата активов. Часто компания просто не видит, чем уже располагает.

Например, бизнес может повторно купить оборудование, которое уже есть, но числится не там или не найдено при инвентаризации. Может продолжать обслуживать имущество, которое фактически не используется, а также столкнуться с пересортицей или неверными остатками.

— В каких случаях ручной учет имущества особенно быстро дает сбой?

— Обычно сложности растут там, где много объектов, несколько филиалов или большой складской комплекс. Инвентаризационные комиссии работают по-разному, данные поступают с задержкой, расхождения сложно быстро найти и проверить. 

Сотрудники сверяют объекты по бумажной ведомости или таблице. На каждом этапе возможна ошибка — в номере, описании, помещении, ответственном лице. Руководство при этом не видит ход инвентаризации в реальном времени, а проблемы часто становятся заметны после завершения проверки.

Еще одна сложность — строгие регламенты учета, которые есть у государственных учреждений. Им нужно подтверждать местонахождение объекта, его состав и состояние, ответственное лицо, соответствие данным в учетной системе.

Как перестать считать имущество вручную 

— Как компаниям упростить учет имущества и материалов?

— Для этого нужна автоматизация — с ней сотрудники работают по единому сценарию. Они получают задание, проверяют объекты, используют штрихкоды или RFID-метки, а данные сразу попадают в систему. В результате расхождения можно увидеть еще во время инвентаризации, а не разбирать их постфактум. Также бизнес меньше зависит от человеческого фактора.

— У Клеверенс есть программа для учета имущества и ТМЦ — «Учет 15». Как это решение ускоряет инвентаризацию и помогает избежать ошибок?

— При работе с программой «Учет 15» сотрудник получает задание на ТСД или Android-смартфон, проходит по помещению и считывает штрихкоды или RFID-метки. Система сама сопоставляет объект с учетными данными и показывает, что найдено, чего нет на месте, какие объекты оказались лишними.

Не нужно вручную переписывать инвентарные номера и затем сводить данные в Excel или 1С. Каждый штрихкод или RFID-метка связаны с конкретной карточкой объекта, поэтому похожие столы, мониторы, ноутбуки или единицы оборудования не спутать между собой.

— Какие операции можно автоматизировать в офисе, на складе или производстве?

— «Учет 15» — это комплексное решение «Клеверенс» для автоматизации учета имущества, основных средств и ТМЦ. Программа предназначена не только для инвентаризации. В нем есть типовые операции для всего жизненного цикла имущества: 

• поступление, 

• принятие к учету, 

• перемещение, 

• передача ответственному лицу, 

• выдача и возврат, 

• списание.

«Учет 15» адаптируется под разные сценарии. Для этого настраивают интеграцию с 1С, Excel, файлами или REST API, способ идентификации объектов — штрихкоды, RFID или оба варианта сразу, набор операций.

Например, крупному ИТ-сервису объявлений решение позволяет проводить инвентаризацию во всех офисах с помощью RFID. Для этого «Учет 15» интегрируется с учетной системой.

На промышленном предприятии «Учет 15» автоматизирует перемещение расходных материалов к станкам по штрихкодам. Функция «Перемещение» упрощена до минимального количества действий на экране, чтобы сотрудники быстрее работали на месте.

Большинству заказчиков хватает базовых функций. Доработки нужны, когда у компании есть своя специфика учета или нестандартный процесс на местах.

— Как система фиксирует перемещения имущества и дает понять, кто за объект отвечает?

— Имущество часто теряется между закупкой и списанием. Например, объект передали в другой отдел или выдали сотруднику, но это не зафиксировали вовремя.

Функция «Перемещение» фиксирует каждое движение имущества. Система показывает, какой объект переместили, откуда и куда, кто его передал и кто принял.

Так компания видит текущее местонахождение объекта и его историю. Если имущество передавали между отделами, филиалами или складами, это не теряется в переписке и бумажных документах.

— Почему в учете имущества важны фотографии?

— Фото подтверждают наличие объекта и его состояние. Это важно для дорогого оборудования, мебели, техники, опытных образцов и составных объектов, у которых нужно проверить комплектность.

Сотрудник делает снимок прямо в мобильном приложении. Фото содержит наименование и идентификатор объекта (штрихкод или инвентарный номер) и привязывается к документу. Поэтому его используют при инвентаризации, сверке состояния или разборе спорных ситуаций.

— RFID (беспроводное считывание и запись данных с помощью радиоволн) часто кажется сложной технологией. Как она выглядит для обычного сотрудника?

— Пользователю не нужно разбираться в радиочастотах и технических настройках. Для него сценарий прост. Нужно открыть задание на ТСД, пройти по зоне и считать метки. Устройство само находит объекты и показывает, что обнаружено, что не найдено и что оказалось лишним.

Главное отличие RFID от обычного штрихкода — метку не нужно видеть напрямую. Сотруднику не приходится искать наклейку под столом, за системным блоком или на труднодоступной части оборудования. Это ускоряет проверку, особенно когда объектов много или они расположены неудобно.

Интерфейс приложения несложный. Основные действия — считать, найти, подтвердить, переместить, сфотографировать — понятны сотруднику без долгого обучения. Достаточно короткого инструктажа, чтобы начать пользоваться приложением.

Когда учет имущества становится источником достоверных данных 

— Как «Учет 15» интегрируется с 1С и какие данные передаются автоматически?

— «Учет 15» работает в связке с 1С. Из учетной системы в мобильное приложение передаются данные об основных средствах и ТМЦ: 

• инвентарные номера, 

• наименования, 

• подразделения, 

• места хранения, 

• ответственные лица.

Сотрудник на ТСД или Android-смартфоне проводит инвентаризацию, фиксирует перемещение, смену ответственного, выдачу, возврат или списание. Затем результаты возвращаются обратно в 1С.

— Что меняется для бухгалтерии и руководства после внедрения?

— Автоматизация означает меньше ручного ввода и меньше расхождений. Комиссия работает на месте, а бухгалтер получает уже структурированные данные, которые можно использовать в учете.

Главный итог для бухгалтерии — данным в учетной системе снова можно доверять. Часто у компании уже есть отчеты в 1С, но фактически они не отражают реальное положение дел. Объект может числиться в одном помещении, находиться в другом. Или, допустим, использоваться одним сотрудником, а по документам — быть закрепленным за прежним ответственным.

Автоматизация связывает учет с фактом через инвентаризацию, перемещения, фото, штрихкоды и RFID. Поэтому бухгалтерия тратит меньше времени на уточнения, поиск документов и ручную сверку.

Руководству достоверные данные помогают принимать решения о закупках, перераспределении имущества, списании и контроле ответственности.

— Каким компаниям в первую очередь стоит задуматься об автоматизации учета имущества?

— В первую очередь тем, кому сложно вести учет в одной таблице. Это компании с большим количеством объектов, несколькими офисами, складами, филиалами, производственными участками или регулярными перемещениями имущества.

Автоматизация особенно полезна там, где важно быстро подтвердить местонахождение объекта, его состояние и ответственное лицо. Например, в офисных сетях, банках, ИТ-компаниях, на производстве, складах, в образовательных и медицинских учреждениях, а также в государственных организациях.

Жесткого порога по количеству объектов нет. Автоматизация окупается, если расхождения с 1С становятся регулярными, а инвентаризации затягиваются.

В целом, решения Клеверенс используют разные компании, которым важно быстро и точно учитывать товары, материалы, оборудование, имущество. Среди них — склады, магазины, производственные предприятия, интернет-торговля, логистические компании и государственные учреждения.

Как начать автоматизацию учета

— С чего начать внедрение и что для этого понадобится?

— Начать лучше с обследования процесса и пилота на одном участке, например в одном офисе, на складе или в отдельной группе объектов.

Минимальный комплект зависит от задач. Обычно нужны лицензия, устройство для работы сотрудников — ТСД или Android-смартфон, принтер этикеток и расходные материалы. Если компания хочет использовать RFID, потребуется соответствующее оборудование и метки.

Дальше можно подключать новые подразделения, добавлять сценарии и постепенно переводить весь учет имущества в управляемый цифровой процесс.

— Сколько стоит начать автоматизацию?

— Ориентировочная стоимость такая:

• лицензия — около 32 тыс. рублей;

• ТСД — от 20 тыс. рублей;

• принтер этикеток — около 20 тыс. рублей;

• расходные материалы — от 1 тыс. рублей.

Итого комплект с ТСД — от 73 тыс. рублей. Если на старте использовать Android-смартфон вместо ТСД и телефон уже есть, минимальный комплект может стоить от 53 тыс. рублей.

— Чем решения Клеверенс отличаются от других программ для учета?

— В основе мобильных рабочих мест для ТСД, смартфонов и планшетов — платформа Mobile SMARTS. Это гибкая система, которую можно настраивать под разные задачи.

Например, ускорить инвентаризацию офисного имущества в филиалах, проконтролировать движение материалов на производстве или наладить учет имущества в государственном учреждении. Во всех случаях базовая логика похожа. Объект нужно идентифицировать, переместить, передать ответственному лицу или списать. 

А вот детали процесса могут различаться. Mobile SMARTS позволяет адаптировать готовые продукты под процессы конкретной компании, а не разрабатывать решение с нуля для каждого сценария. 

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFGdRF3w

Дата публикации: 01.07.2026, 14:31

• #инвентаризация
• #учет имущества
• #автоматизация учета
• #товарно-материальные ценности
• #клеверенс
• #rfid
• #штрихкод

Источник : Клерк.РуРубрики: Автоматизация учета, Инвентаризация1,7 тыс. просмотров143 открытия Комментировать 1

• Все статьи «Автоматизация учета»Рубрика

1. Почему учет имущества вручную ведет к ошибкам и убыткам
2. Как перестать считать имущество вручную 
3. Когда учет имущества становится источником достоверных данных 
4. Как начать автоматизацию учета
5. К комментариям

1. Последние 5 тем форума
2. Письмо с налоговой о завышении суммы расходов
3. ИП УСН + Патент: учитываемые доходы для применения пониженных страховых взносов
4. УСН + Патент: пониженные страховые взносы
5. Декларация НДС и комунальные Услуги
6. Работы сделали и выписали УПД в 2024г, но не отразили в учете, по решению суда в 2026 году сумма поступила
7. На форум

Начать дискуссию

Подписаться