В законе | Право использовать информацию Право использовать информацию
Каждый, кто сталкивался с оформлением закрывающих документов, сталкивался с такой ситуацией. Контрагент отправляет акт, накладную или УПД, бухгалтер обнаруживает ошибку — в реквизитах, сумме, формулировке или основании — и возвращает документ на доработку. Он приходит снова, иногда уже с новой ошибкой.
694 открытия11
Такие циклы легко превращаются в дни общения и задерживают оплату.
Мы решили изменить подход. Вместо того чтобы проверять и исправлять документы у контрагента, мы создали собственный инструмент, который формирует их заранее — на основе данных из нашей CRM. Это пример того, что сегодня дает вайбкодинг специалисту без опыта программирования: не превращать бухгалтера в программиста, а позволить ему самому собрать небольшой инструмент под конкретную задачу.
Что вайбкодинг дает бухгалтерии
Вайб и кодинг позволяет автоматизировать не только простые операции, например, перенос данных из одной таблицы в другую. С его помощью можно описать целый рабочий процесс: какие данные использовать, как их проверить, по каким правилам посчитать и что получить на выходе.
Для этого не нужно становиться разработчиком. Бухгалтер уже знает свой процесс, видит, где возникают ошибки и лишняя ручная работа, а нейросеть помогает превратить это знание в инструмент. Это может быть регулярная выгрузка и сверка данных, проверка реквизитов контрагентов, повторяющиеся расчеты по тарифам и правилам, пакетная подготовка документов или сборка отчетов из данных, которые уже есть в системе. Логика везде одна: данные есть, а инструмент под них собирается без полноценной разработки с нуля.
Один из таких процессов у нас связан с первичными документами. Здесь удалось убрать сразу несколько повторяющихся операций и перенести их в небольшой инструмент. При этом такие решения нужно создавать с учетом требований российского законодательства и правил работы с данными.
В чем была проблема
Партнеры-контрагенты регулярно ошибались в первичных документах: неверная дата, формулировка Услуги, реквизиты или сумма. Принять и подписать такой документ нельзя, поэтому он уходил обратно, и начиналась переписка: «исправьте, пожалуйста», «вот, исправили», «здесь еще нужно поправить».
Каждый такой цикл отнимал время и откладывал оплату, а при большом числе сделок ручная проверка превращалась в отдельную рутину. Тогда мы и решили зайти с другой стороны: не ждать, пока партнер подготовит документ, а формировать его самим — из данных, которые у нас уже есть.
Использовать нейросети в работе бухгалтера научим на нашем курсе: «Excel, Google-таблицы, Power BI и нейросети: с нуля до профи». На нем вы узнаете, как проводить финансовый анализ и моделирование, а также освоите Power BI, сможете публиковать отчеты и использовать ИИ-аналитику для сокращения времени на закрытие месяца.
Что мы сделали
Прежде всего нужно найти повторяющуюся рутину. Поэтому сначала мы определили задачу, которая регулярно выполнялась вручную. Чем четче процесс повторяется по одному алгоритму, тем проще его переложить на инструмент. В нашем случае, по каждой сделке нужно было найти данные, проверить реквизиты, рассчитать сумму, заполнить шаблоны и подготовить акт и счет.
Далее мы подробно описали процесс для нейросети. Здесь важно уточнить, какие данные взять из CRM, как найти контрагента, какие реквизиты использовать, по каким правилам рассчитать сумму и какие документы сформировать на выходе. Нейросети нужно объяснить примерно так же подробно, как новому сотруднику.
Сразу же на этом этапе прописали важные нюансы. Например, правила расчета, форматы документов, требования к реквизитам и другие детали, которые обычно держит в голове бухгалтер. Такие мелочи часто определяют, будет ли результат действительно пригоден для работы. После того как описали процесс, попросили нейросеть собрать первый вариант инструмента. В нашем случае это был небольшой скрипт на Python, который подключается к Битрикс24, получает данные по сделкам и формирует готовые документы.
Следующим шагом мы протестировали приложение на реальных данных. Первую версию проверили на уже известных сделках и сравнили результат с документами, которые были подготовлены вручную. Если расчет или документ отличался, возвращались к описанию процесса.
Так появился «Генератор партнерских актов и счетов» — небольшая программа, которая берет данные из Битрикс24 и сама создает готовые документы. Весь процесс разработки мы прошли самостоятельно, без привлечения ИТ-ресурсов. Собрали с помощью ИИ в режиме вайбкодинга.
Для бухгалтера все выглядит просто: он передает программе ссылки на сделки — списком или через Excel — и получает на выходе готовые акты и счета.
Что изменилось
Главный эффект оказался даже не в скорости. Раньше мы сильно зависели от того, насколько быстро контрагент подготовит документ и учтет замечания: обратной связи ждали по нескольку дней, а документы тем временем копились.
Теперь первичка формируется корректной с нашей стороны — с точной датой, верной формулировкой, правильными реквизитами и суммой. Партнеру остается сверить готовый документ и подписать, и в большинстве случаев он этому только рад: не нужно готовить акт с нуля и по нескольку раз переделывать его после проверки. Меньше итераций, меньше напряжения — быстрее оплата.
Итоги
Генератор решил конкретную задачу: убрал ручные операции, сократил переписку с контрагентами и ускорил подготовку документов. Но ценность этого кейса шире самого инструмента. Он показывает, что обычная команда — без программистов и без большого проекта — может сама закрывать свои рутинные задачи: специалист решает, что именно автоматизировать, а ИИ помогает превратить это в работающую программу. Иногда достаточно захотеть и немного разобраться.