ЭТрН с 1 сентября 2026 года: как экспортерам подтвердить НДС 0% и не запутаться в документах

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные по общему правилу станут электронными. Для экспортеров переход сложнее: им нужно не только оформить перевозку, но и доказать ФНС, что закупленный товар действительно ушел на экспорт. Разбираемся, как связать ЭТрН, входящие УПД и декларации на товары.

543 открытия213

На форуме «Клерка» подняли вопрос, который скоро возникнет у многих экспортеров: как после перехода на электронные транспортные накладные подтверждать налоговой всю цепочку поставки — от входящего УПД до декларации на товары.

Опасение понятное. Сейчас бухгалтер может собрать бумажный комплект по конкретной партии. После 1 сентября часть сведений будет находиться у оператора ИС ЭПД и в ГИС ЭПД, часть — в учетной системе, часть — в таможенной декларации. Автоматически в единую цепочку они не сложатся.

С 1 сентября транспортная накладная становится электронной

Федеральный Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливает, что с 1 сентября 2026 года в электронном виде нужно оформлять:

• транспортные накладные;

• заказы и заявки на перевозку;

• поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки;

• железнодорожные транспортные накладные;

• грузовые накладные при воздушных перевозках.

Правило касается участников перевозки наемным транспортом: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.

Здесь важно не путать транспортную накладную и товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Закон № 140-ФЗ переводит в обязательный электронный формат именно транспортную накладную, предусмотренную Уставом автомобильного транспорта. Если компания продолжает использовать форму № 1-Т в своем учете, она не заменяет ЭТрН.

Как будет оформляться ЭТрН

Компания не подключается к ГИС ЭПД напрямую. Она выбирает аккредитованного оператора ИС ЭПД и работает через его веб-сервис, модуль для 1С, другую учетную систему или API. Оператор передает сведения другим участникам перевозки и в государственную систему.

Обычный сценарий выглядит так:

• Грузоотправитель формирует титул 1 со сведениями о грузе, отправителе, получателе и условиях перевозки.

• Перевозчик принимает груз и подписывает титул 2.

• Грузополучатель подтверждает приемку и отражает расхождения и пояснения.

• Перевозчик завершает перевозку и подписывает титул 3.

• Грузополучатель получает груз и подтверждает его получение.

ЭТрН оформляется в формате XML, сопровождается электронной подписью. Визуализация документа не требуется, если он составлен в утвержденном формате.

Какие документы нужно подготовить

Если ЭТрН составлена по утвержденному формату, ее следует передавать в исходном виде: XML-файлы вместе с файлами электронных подписей. Печатать документ, а затем сканировать его не нужно. Такой подход подтверждает письмо ФНС от 29.09.2023 № Д-5-26/56@: инспекциям рекомендовано не требовать сканы документов, изначально составленных в утвержденном XML-формате.

К ответу можно дополнительно приложить:

• визуализированную форму ЭТрН для удобства инспектора;

• таблицу сопоставления входящих УПД, партий, ЭТрН, исходящих УПД и деклараций на товары;

• пояснение по объединению или дроблению партий;

• скан-копию бумажной ТрН или CMR, если перевозка попала под исключение и электронный документ не составлялся.

Визуализация и пояснительная таблица не заменяют оригиналы, но заметно снижают риск, что инспектор не увидит связь между документами.

Что экспортерам стоит сделать до 1 сентября

• Разделить маршруты на внутренние российские и международные и определить комплект документов для каждого сценария.

• Проверить, кто указан грузоотправителем и грузополучателем в договорах и накладных. От этого зависит возможность использовать бумагу по приказу № 262.

• Выбрать оператора ИС ЭПД и проверить интеграцию с 1С или другой учетной системой.

• Назначить сотрудников, которые будут формировать и подписывать титулы, оформить КЭП и МЧД.

• Добавить в учет идентификатор партии и поля для номера ЭТрН, исходящего УПД и декларации на товары.

• Провести тестовую экспортную отгрузку до обязательного перехода.

• Утвердить внутренний регламент: кто формирует ЭТрН, кто проверяет сопоставление документов и кто готовит ответ ФНС.

Основной риск для экспортера после 1 сентября — не отсутствие бумажной накладной, а разрыв между логистическим и бухгалтерским учетом. Если компания сможет за несколько минут показать путь товара от входящего УПД до конкретной строки декларации на товары, электронная форма документа не помешает ни ставке НДС 0%, ни возмещению налога.

Документы и материалы

• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ

• Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262

• Статья 165 НК РФ

• Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: риски и исключения

• Чем отличаются транспортная накладная, ТТН и CMR