Какие документы требуется предоставить для учета расходов на оплату проживания сотрудника

Организация произвела оплату проживания сотрудника в отеле через агрегатор. Он выдал чек о предоплате. Достаточно ли этого документа для отражения расходов в учете?

522 просмотра161 открытие

Возможно ли учесть расходы на проживание по чеку на предоплату

Чек на предоплату обычно включает все фискальные реквизиты. Однако один лишь чек недостаточен для принятия расходов на проживание в авансовом отчете и для налогового учета.

Потому что чек не может быть единственным документом, который прикладывают к авансовому отчету:

• Отсутствует подтверждение факта проживания. В чеке обычно указывается только предоплата за бронь. Без названия гостиницы, дат и ФИО проживающего.

• Место расчета может отличаться. Это часто встречается у агрегаторов, но для ФНС такое расхождение станет причиной запроса дополнительных доказательств связи оплаты с услугой.

• Чек только на предоплату. По ст. 1.1 и 4.7 ФЗ от 22.05.2003 № 54‑ФЗ при зачете аванса гостиницы пробивают отдельный чек с признаком «полный расчет».

Что обязательно запросить у сотрудника

Чтобы учесть оплату проживания, у сотрудника стоит запросить:

• Ваучер от отеля с указанием названия гостиницы, адреса, дат заезда/выезда, ФИО сотрудника, суммы и номера брони.

• Закрывающий чек от гостиницы с признаком «полный расчет» — он подтверждает, что предоплату использовали.

• При отсутствии чека — БСО или счет или акт от гостиницы, в котором указаны обязательные реквизиты.