Как настроить в 1С:ЗУП трудовые функции и коды ОКЗ для электронной трудовой книжки, ЕФС-1

1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники, классификаторы. Поэтому перед началом работы нужно их заполнить.

2,2 тыс. просмотров131 открытие Комментировать 0

Автор

• Елена Пономарева

  Эксперт по трудовым отношениям

Что такое электронная трудовая книжка

То, что условно называется «электронная трудовая книжка» — это лицевой счет, который открыт на каждое застрахованное лицо в СФР. Как такового правового понятия «электронная трудовая книжка» не существует.

Документы, которые подтверждают записи в электронную трудовую книжку, регламентируют Минтруд и СФР. Тот документ, который направляет работодатель для внесения записи на лицевом счете, регламентирует СФР. Это форма ЕФС-1.

Как заполнить справочники и классификаторы

Перед началом работы какое-то время надо посвятить заполнению справочников и классификаторов и потом из них соответствующую информацию мы и берем при заполнении той, либо иной операции.

В настройках нужно заполнить «Общероссийский классификатор занятий», поскольку в электронной трудовой книжке необходимо, чтобы отображался код.

Фрагмент № 1 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

В разделе «Настройка — Классификаторы — Общероссийский классификатор занятий». И его нужно заполнить.

Также, поскольку для заполнения причины увольнения используется классификатор с кодами, он идет заполненный в приказе СФР. В 1С этот классификатор предзагружен, мы его заранее вручную не заполняем. Посмотреть его можно в разделе «Настройка — Классификаторы — Причины увольнения СФР», именно тут находятся коды, которые потом должны встать в 7 графу формы ЕФС-1. 

Фрагмент № 2 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»Фрагмент № 3 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

В ЕФС подтягивается из первой графы — код и из третьей графы — основание. Дублирующая ссылка на Трудовой Кодекс в 7 графе не отражается. Вручную это выбирать не будем, при оформлении увольнения нужно выбрать основание, а код из классификатора программа возьмет сама. 

Коды по классификатору занятий необходимы для того, чтобы, независимо от наименования должности, СФР знал, чем человек занимается на этой ставке. 

Фрагмент № 4 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Можно заполнять и иные коды. Например, открылся классификатор «Трудовые функции», обратите внимание на то, что в этом классификаторе коды для гражданско-правовых договоров с указанием вида договора предзагружены в программе. 

А вот коды по классификатору занятий и для трудовых договоров, и для договоров ГПХ нужно установить.

При этом открывшаяся карточка «Трудовая функция» предлагает выбор — код по ОКПДТР или код по ОКЗ. 

Обратите внимание на то, что ОКПДТР с 1 января 2026 года действует новый и там появились должности, которые отсутствуют в профессиональных стандартах. Заранее перепроверьте все свои должности, если вы указываете код по ОКПДТР, проверьте, не поменялись ли у вас коды. Можно форму «Трудовая функция» заполнить, начиная с кода по ОКПДТР. 

Фрагмент № 5 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

По трем точкам открывается классификатор и мы выбираем: либо раздел должности служащих (а руководители в этом же разделе находятся), либо профессии рабочих. Все они упорядочены в алфавитном порядке, можно искать по названию на соответствующую букву. 

Например, главный бухгалтер будет не в разделе «бухгалтеры», а там где «главные». Нужно уметь еще найти соответствующую должность в классификаторе. Например, руководящие должности — их достаточно много в классификаторе, с указанием вида деятельности (директор комбината, директор предприятия, директор киностудии и т. п.).

Тут очень много нюансов, поэтому выбирайте соответствующую должность, подтягивается код из ОКПДТР и вместе с ним устанавливается и код по классификатору занятий. Поскольку они идут в паре.

Фрагмент № 6 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Если вам код по ОКПДТР не требуется или вашей должности в классификаторе просто нет, то начинать заполнение нужно с графы «Код по ОКЗ». Открывается классификатор занятий, но здесь тоже обратите внимание, что Общероссийский классификатор занятий находится в открытом доступе в справочно-правовых системах и там два раздела: первый — по наименованию групп занятий, а второй раздел — описание. 

Для того, чтобы можно было, сравнивая с должностными обязанностями, соответствующий код подобрать. Но в 1С только первый раздел классификатора. Удобнее в справочно-правовой системе все эти коды подобрать, а потом, когда вы заполняете в 1С, уже искать по коду, а не открывать все группы и подбирать подходящий. 

Открываем соответствующую группу, находим нужную должность. Здесь необходимо скопировать наименование группы и выбрать код, потому что, когда вы просто выбираете, то код устанавливается, а наименование трудовой функции при этом не заполняется. 

Фрагмент № 7 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Должно получиться следующее:

Фрагмент № 8 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Код профессиональной деятельности заполняете, если вам необходимо. Из всех этих кодов самый обязательный — код по ОКЗ. Вид поручаемой работы — здесь можно оставить комментарий-подсказку, что это за трудовая функция.

Для помощи в определении кода по классификатору занятий Минтруд дал цифровой сервис ВНИИ Труда по определению кода ОКЗ. Можно зайти в этот сервис и подобрать соответствующие коды. Указываете наименование должности в штатном расписании, нажимаете «Подобрать» и вам ВНИИ Труда выведет подходящие коды, из которых вы можете выбрать.

Фрагмент № 9 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Если должность сложная и сразу коды не определяются, то можно подать расширенную заявку на подбор кода ОКЗ.

Фрагмент № 10 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Необходимо указать ОКВЭД организации, чтобы ВНИИ Труда могли сориентироваться в ваших видах деятельности. Специалист вручную будет подбирать какой-то код. 

Заранее определите все коды и потом выбирайте их из классификатора в 1С.

На следующем этапе, когда оформляем Справочник Должности, необходимо установить трудовую функцию из классификатора. 

Фрагмент № 11 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

На первом этапе заполнили классификатор «Трудовая функция» и потом, когда заводим должности «Настройка-предприятие-должности-создать», ввели наименование должности и обязательно из классификатора выбрали соответствующую трудовую функцию, а коды из классификатора уже подтянутся. 

Для того, чтобы соответствующие коды «Неполное рабочее время», «Дистанционная работа» подтягивались в ЕФС, нам необходимо проставить соответствующую настройку в разделе «Настройка — Кадровый учет», там открывается список всех возможных кадровых сервисов, которыми мы будем пользоваться.

Фрагмент № 12 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Если в организации предусмотрена дистанционная работа, то нужно проставить флажок «используется дистанционная работа», иначе вы эту возможность в программе вообще не увидите. 

При приеме на работу, постоянном переводе, договоре ГПХ: на вкладке «Главное» в графе «Наименование документа» установить вид документа, например, приказ. Поставить флажок «Отразить в трудовой книжке». Установить трудовую функцию и код по ОКЗ. Именно этот флажок будет формировать ЕФС-1.

Фрагмент № 13 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

При увольнении точно также на вкладке «Условия увольнения» есть флажок «Отразить в трудовой книжке» и наименование документа «приказ». Эта строка также для отражения в форме ЕФС-1. Для основания увольнения также выбираем из справочника пункт и статью ТК, а в ЕФС подтянется код из классификатора.

Фрагмент № 14 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Особенности ГПХ

При оформлении договора ГПХ нужно обратить внимание на одну особенность. Так как Трудовой кодекс запрещает оформление договора ГПХ вместо трудового договора с физлицом, но совсем запретить заключать договоры юрлицам с физлицами нельзя, поскольку Гражданский кодекс разрешает разово подработать на условиях договора ГПХ. 

Полноценные контрагенты ведутся в программе 1С:Бухгалтерия, а не в ЗУП. 1С:ЗУП предоставляет сервис для оформления договоров ГПХ, но с оговоркой, что это не для того, чтобы вы нарушали Закон, а на тот случай, если вы со своим штатным работником дополнительно на какую-то разовую работу будете оформлять ДГПХ. Если в 1С:ЗУП вести только договоры ГПХ, то программа мешать не будет, но ответственность на пользователе.

Для того, чтобы можно было использовать такие договоры в настройках, нужно поставить флажок, что оформляются договоры гражданско-правового характера. Когда этот Договор оформляем, то в разделе «Зарплата — Договоры», в том числе авторские, создать «Договор (работы, Услуги)».

Выбираем соответствующего сотрудника, проставляем даты договора и необходимо проставить флажок «отразить трудовую деятельность», для того, чтобы программа сформировала ЕФС. Наименование документа в данном случае «договор» и код по классификатору ОКЗ.

Фрагмент № 15 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

В классификаторе занятий эти коды лучше загрузить заранее. Для того, чтобы потом этот договор потом не признали трудовым, у вас коды не должны пересекаться. Если у вас есть штатная должность с таким кодом и потом вы заключаете гражданско-правовой договор с таким же кодом, то риск того, что этот договор признают трудовым, у вас повышается. 

Следите за тем, чтобы коды по ОКЗ для трудовых и договоров ГПХ не совпадали!

Дальше, как обычно заполняете условия договора и программа к этому договору сформирует ЕФС.

Как установить код совместительства

Для установления кода совместительства при заполнении «Прием на работу» на вкладке «Главное» нужно установить код занятости «Совместительство».

Фрагмент № 16 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

По основному месту и постоянно код 0, если основное место, но договор на срок до 6 месяцев — код 0.1, если основное место и срок свыше 6 месяцев — код 0.2, если совместительство постоянное — код 1, совместительство до 6 месяцев — код 1.1, свыше 6 месяцев — код 1.2.

В форме ЕФС-1 в 5 графе вместе с наименованием должности эти коды должны отразиться. Но справочный этих кодов мы не заполняем, его вообще в программе не видно. При приеме, при переводе устанавливаем вид занятости (основное место, внешнее совместительство или внутреннее совместительство). При этом программа потом подтянет соответствующий код, наша задача установить верные условия. 

Фрагмент № 17 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Как установить код срочного трудового договора

Для установления кода срочного трудового договора при приеме на работу на вкладке «Трудовой договор» проставить флажок «Срочный трудовой договор», проставить дату и основание. При заключении срочного договора нужно проставить обоснование, из справочника выбираем ссылку на статью ТК. 

Фрагмент № 18 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

И потом ЕФС в зависимости от срока сама проставит в 5 графе. Дополнительно эти коды сюда не подгружаем, они подтянутся автоматически. 

Как установить код дистанционной работы

Для установления кода дистанционной работы при приеме или переводе на дистанционную работу нужно проставить соответствующий флажок, например, при приеме на работу на вкладке «Главное» проставить флажок «Работает дистанционно». 

Фрагмент № 19 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

При переводе, если меняются условия работы, тоже нужно оформить кадровый документ. Если работника приняли на стационарное рабочее место, а он потом переходит на дистант, то оформляется Процедура «кадровый перевод». И не меняя должность и подразделение, ставим флажок «работает дистанционно». 

Фрагмент № 20 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Аналогично при обратной ситуации, когда сотрудник возвращается с дистанта. Когда устанавливается флажок «работает дистанционно», то в 6 графу вместе с кодом по ОКЗ, подтягивается код «ДИСТ».

Фрагмент № 21 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

В проекте нового порядка заполнения ЕФС этот пункт хотят отменить и оставить только неполное рабочее время, а дистанционную работу убрать.

При изменении условий и при переводе ЕФС нужно направить до 25 числа следующего месяца. Если 1 сентября работника перевели, то ЕФС нужно отправить к 25 октября. 

Срок отправки ЕФС о приеме, увольнении, приостановлении, возобновлении трудового договора, начала и окончания договора ГПХ — ЕФС направляется не позднее следующего рабочего дня за датой трудового договора или приказа, а обо всех остальных мероприятиях, переименование работодателя, выбор формата трудовой книжки, перевод — до 25 числа, следующего месяца.

Как установить коды для иностранных работников

Для установления кодов для иностранных работников при приеме на работу у сотрудника в разделе личные данные установить соответствующее гражданство. По умолчанию программа всем проставляет российское гражданство и из справочника нужно выбрать нужную страну или установить «лицо без гражданства».

Фрагмент № 22 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Это важно, чтобы программа правильно установила статус застрахованного лица. Затем в карточке сотрудника в разделе «страхование» устанавливаем статус застрахованного лица.

Фрагмент № 23 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Когда эти две настройки будут установлены в карточке сотрудника, то соответствующие коды в ЕФС подтянутся автоматически, вручную их заполнять не нужно. 

Фрагмент № 24 презентации мастер-класса «Заполняем ЕФС-1 (Подр. 1.1 ЕФС-1) в 1С: ЗУП без ошибок»

Код гражданства определяется по классификатору стран мира. Можно подобрать коды заранее. 

Как упростить себе жизнь и избежать ошибок

Вместо того чтобы разбираться во всех нюансах в одиночку, попробуйте подписку Клерк.Премиум.

Она закрывает сразу несколько задач:

• Персональные консультации с аттестованными экспертами. Задайте вопрос и получите развернутый ответ — от налогообложения УСН и ПСН до настройки 1С.

• ИИ-помощник бухгалтера. Быстро отвечает на простые вопросы и помогает ориентироваться в нормативке, экономя время на поиске.

• Доступ к ChatGPT без VPN (ai.klerk.ru). Можно использовать привычный чат прямо из Клерка, не тратя время на обходные пути.

• Проверка контрагентов. Можно по ИНН мгновенно проверить поставщиков и клиентов, чтобы не нарваться на проблемные сделки.

• Ежедневные «Разборы» изменений в учёте и налогах, конспекты вебинаров и мини-курсы. Все это готовит редакция Клерка, переводя сложные документы Минфина и ФНС на понятный язык и дополняя практическими примерами.

• Обучение и развитие. Онлайн-курсы, вебинары и мини-курсы, чтобы бухгалтер рос профессионально и чувствовал уверенность.

С такой подпиской вы разберетесь с учетом, налогообложением и будете уверены, что всегда на шаг впереди налоговых изменений. Не откладывайте — подключите «Клерк.Премиум» и работайте уверенно:

И это не реклама!

Оформить подписку