GrandCrown | В законе Деловой навигатор: налоги, бухучет и право для бизнеса
Работодатель обязан выдавать документы с персональными данными других сотрудников в виде выписок
В октябре 2026 года в России продолжает активно обсуждаться вопрос соблюдения трудового законодательства в части предоставления документов, содержащих персональные данные сотрудников. Работодатели столкнулись с необходимостью корректно оформлять запросы работников, особенно когда речь идет о выдаче копий документов, в которых присутствуют данные других работников. В связи с этим возник спор между работодателями и сотрудниками, а также между ними и контролирующими органами, такими как ФНС и Минтруд. В центре внимания — правовые нормы, регулирующие порядок предоставления таких документов.
Правовые основания: как правильно выдавать документы с персональными данными
Согласно ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса (ТК) РФ, работодатель обязан бесплатно предоставить работнику копии документов, связанных с его трудовой деятельностью. Это включает в себя приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении, справки о заработной плате, страховых взносах и других документах, подтверждающих трудовую историю сотрудника. Однако, если в этих документах содержатся персональные данные других работников, работодатель не вправе раскрывать их без согласия самого сотрудника.
В соответствии с позицией ФНС и Минфина, передача персональных данных третьим лицам возможна только в случаях, прямо предусмотренных законом. Поэтому, если в запросе работника содержатся данные других сотрудников, работодатель обязан выдать выписку, в которой эти данные будут исключены. Это позволяет соблюдать требования законодательства о защите персональных данных и избежать возможных штрафов за неправомерное раскрытие информации.
Ключевые детали: как правильно оформлять выписки и сроки предоставления
Важно отметить, что запрос работника на предоставление документов должен быть оформлен в письменной форме. Работодатель обязан выдать копии документов не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом, что включает в себя подпись ответственного лица и печать организации.
Кроме того, согласно абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК, работодатель должен знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Это требование также подлежит строгому соблюдению, и нарушение может привести к административной ответственности.
В случае, если в документах содержатся данные других сотрудников, работодатель обязан подготовить выписку, в которой эти данные будут исключены. Это позволяет избежать нарушения законодательства о защите персональных данных и обеспечивает защиту прав всех сотрудников.
Практические выводы: риски для бизнеса и рекомендации
Для работодателей и бухгалтеров важно осознавать, что неправильное оформление документов может привести к серьезным последствиям, включая штрафы и судебные разбирательства. Особенно это касается ситуаций, когда в запросах сотрудников содержатся данные других работников. В таких случаях необходимо подготовить выписки, исключающие персональные данные других сотрудников.
Рекомендуется регулярно обучать сотрудников и бухгалтеров, чтобы они могли правильно оформлять документы и соблюдать все требования трудового законодательства. Также важно вовремя реагировать на запросы сотрудников и обеспечивать их правильное исполнение.
В условиях растущей ответственности за защиту персональных данных и соблюдение трудового законодательства, работодателям необходимо быть внимательными к деталям и своевременно реагировать на запросы сотрудников. Это поможет избежать возможных рисков и обеспечить бесперебойную работу компании.
Отправка любых отчетов в ФНС, СФР и Росстат без ошибок с персональной поддержкой и тест-драйвом.
Похожие статьи: