GrandCrown | В законе Деловой навигатор: налоги, бухучет и право для бизнеса
Компания, действующая на ОСНО, приобретает топливо по договору с топливной организацией через отдельные карты. Один из сотрудников планирует использовать карту для личных целей и компенсировать затраты работодателю из своей зарплаты.
3 открытия
Какие риски возникают
Если по договору с поставщиком топлива компания приобретает все горючее по картам, а поставщик выставляет УПД на весь объем, то получение части топлива для личных нужд может быть расценено как возмездная передача товара. Даже если компания не получает наценок, а сотрудник компенсирует закупочную стоимость, это будет считаться реализацией по п. 1 ст. 39 НК.
Если из договора и фактических обстоятельств ясно, что компания не продает топливо сотруднику, а предоставляет возможность заправки через корпоративную систему с последующей компенсацией расходов, то такую операцию можно рассматривать как возмещение расходов работодателя.
Как оформлять передачу карты
Для компенсации с сотрудником необходимо заключить отдельное письменное соглашение. В нем должно быть четко указано, что карта может использоваться исключительно этим сотрудником, установлен лимит личных заправок по объему или денежному эквиваленту, определен порядок подтверждения каждой операции, а также предусмотрен механизм добровольного удержания задолженности из заработной платы.
Передачу карты можно оформить актом приема-передачи или записью в журнале выдачи топливных карт. Далее важно убедиться, что все личные заправки документально подтверждены, например, путевыми листами.
При реализации необходимо начислить НДС, а при компенсации — нет. С НДФЛ и страховыми взносами аналогично: при реализации стоимость топлива признается доходом в натуральной форме, а при компенсации дохода не будет.