Корпоративные карты в руках сотрудников: основные угрозы в 2026 году

Корпоративные карты значительно упрощают расчеты, но при недостаточном контроле становятся источником серьезных проблем. В 2026 году налоговый и банковский надзор усилились: алгоритмы ФНС сопоставляют банковские потоки с отчетностью, а банки активнее применяют положения 115‑ФЗ. Разберем основные риски и способы их минимизации.

11Автор

• Елена Чурсинова

Редактор-Эксперт

Нецелевое использование средств

Сотрудник может потратить деньги по карте на личные цели — от продуктов до билетов на концерт. Если траты не подтверждены документами и не связаны с деятельностью компании, это квалифицируется как прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК).

Взыскать сумму можно разными способами:

• В пределах среднего месячного заработка — по распоряжению работодателя, но не позднее месяца с момента установления размера ущерба (ст. 248 ТК).

• В полном объеме — только если с работником заключен Договор о полной материальной ответственности (ст. 243 ТК) либо через суд. Без такого договора удержать всю сумму нельзя.

Как снизить риск. Пропишите в локальном акте (например, в положении о подотчетных суммах) перечень допустимых трат, лимиты по категориям, сроки предоставления авансового отчета и порядок возмещения. Также зафиксируйте, что отсутствие подтверждающих документов расценивается как нецелевое использование средств.

Налоговые риски

Если расходы не подтверждены первичкой (чеками, актами, накладными), налоговая может признать потраченную сумму доходом работника в натуральной форме. Тогда компании придется доначислить НДФЛ и страховые взносы, а также заплатить пени и штрафы.

В 2026 году ФНС автоматизировала сопоставление данных: банковские выписки сверяются с 6‑НДФЛ, РСВ и данными ОФД. Несоответствия (например, оплата стройматериалов для дачи под видом представительских расходов) становятся основанием для требования пояснений, камеральной проверки и доначислений.

Пример. Сотрудник оплатил в строительном магазине материалы, но в авансовом отчете указал «представительские расходы», приложив чек без назначения платежа. Алгоритмы ФНС видят несоответствие категории расходов и наименования контрагента — это повод запросить пояснения.

Риски по 115‑ФЗ и банковский контроль

С 2026 года банки усилили мониторинг операций по корпоративным картам. К подозрительным относят:

• частые снятия наличных;

• регулярные переводы физлицам;

• траты, нетипичные для профиля бизнеса (например, крупная оплата в автосалоне при основном виде деятельности «розничная торговля канцтоварами»);

• повторяющиеся платежи одному и тому же физлицу.

Банк вправе запросить подтверждающие документы (договоры, акты, чеки). Если пояснения покажутся недостаточными, возможны приостановка операций по счету или ограничение доступа к ДБО.

Важно: лимиты и критерии подозрительности устанавливаются самими банками на основании Положения Банка России № 375‑П и методических рекомендаций. Универсального «разрешенного порога» нет — все зависит от профиля клиента и внутренних правил банка.

Вести бухгалтерский и налоговый учеты на любой системе налогообложения научим на курсе профпереподготовки «Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С». Программа обновлена: в курсе есть уроки по использованию ИИ в работе, расчету среднего заработка по новым правилам, налогу на прибыль и НДС. Курс позволит получить базовые знания и освоить новую профессию с нуля. После обучения вы получите диплом, который внесем в ФИС ФРДО.

Цена курса со скидкой 70%: 10 722 рублей вместо 36 000 рублей. Срок акции ограничен.

Операционные и учетные сложности

Даже без нарушений возникают практические проблемы:

• задержки поступления выписок и расхождения дат операций;

• нечитаемые или обезличенные наименования контрагентов в транзакциях;

• использование неименных карт — это затрудняет идентификацию конкретного сотрудника и взыскание ущерба;

• зарубежные траты и онлайн‑платежи, где реквизиты продавца указаны не полностью или на иностранном языке.

Все это усложняет контроль, формирование авансовых отчетов и обоснование расходов для налоговой.

Риски при снятии наличных

Снятие наличных по корпоративной карте не запрещено, но крупные и частые операции привлекают внимание банка. Признаками подозрительной активности могут считаться:

• регулярные снятия сумм, сопоставимых с выручкой;

• снятие более 30 % месячного оборота наличными;

• массовые выдачи наличных в короткий срок.

ЦБ не устанавливает «рекомендованные лимиты» для бизнеса напрямую: ориентиры формируются в рамках правил внутреннего контроля банков. Поэтому бизнесу важно заранее согласовать с банком лимиты на снятие и операции по картам, а также включить уведомления о транзакциях.

Как системно снизить риски

• Утвердите локальный Нормативный акт (положение о подотчете и использовании корпоративных карт). В нем зафиксируйте:

• допустимые цели расходов и запрещенные категории;

• лимиты по суммам и категориям;

• сроки сдачи авансовых отчетов;

• форму журнала учета выдачи/возврата карт;

• порядок взыскания ущерба.

• Проведите инструктаж сотрудников. Разъясните, какие траты допустимы, какие документы нужны, какие последствия наступают при нарушении. Лучше оформить ознакомление под подпись.

• Контролируйте первичные документы. Требуйте чеки с полными реквизитами, акты выполненных работ, инвойсы (в том числе электронные). Для зарубежных трат — подтверждение курса валюты и назначение платежа.

• Настройте регулярный мониторинг операций. Ежедневно проверяйте выписки, анализируйте паттерны трат, оперативно запрашивайте пояснения по аномальным операциям.

• Согласуйте с банком индивидуальные настройки. Обсудите лимиты по операциям, уведомления о транзакциях, параметры антифрод‑контроля.

Главный принцип: любая трата по корпоративной карте должна быть экономически обоснована и документально подтверждена. При грамотной регламентации и контроле корпоративные карты остаются удобным и безопасным инструментом для бизнеса.