GrandCrown | В законе Деловой навигатор: налоги, бухучет и право для бизнеса
Амортизация основных средств — одна из задач, где затрачивается много времени на проверку расчетов. В статье описывается, как передать рутинную работу ИИ и создать инструмент, который рассчитывает амортизацию сразу для большого количества объектов.
244 открытия2Автор
• Мария Ковалева
Заместитель главного бухгалтера в Битрикс24
Немного теории: что такое амортизация и зачем она нужна
Представим, что организация приобрела сервер за 1 000 000 рублей. Он будет использоваться не один год, а, например, пять. Списание всей суммы в расходы сразу было бы некорректно: сервер еще служит и приносит пользу. Поэтому его стоимость распределяют по времени: каждый месяц списывают небольшую часть. Такой постепенный перенос стоимости основного средства на расходы называется амортизацией.
На практике расчет зависит от того, о каком учете идет речь. В России амортизацию рассчитывают отдельно для бухгалтерского и налогового учета, и правила в них различаются, поэтому результаты чаще всего не совпадают.
Бухгалтерский учет
Это учет, который нужен компании для отражения финансового состояния в отчетности. Здесь амортизацию начисляют по правилам, которые организация выбирает и закрепляет в учетной политике: например, можно списывать стоимость равными частями или использовать ускоренный вариант.
Налоговый учет
Здесь расчет нужен для определения показателей, которые учитываются при налогообложении. Основные правила установлены Налоговым кодексом: срок полезного использования объекта, методы начисления и порядок расчета.
Например, Срок службы берется из утвержденного классификатора основных средств, а метод начисления можно выбрать только из предусмотренного перечня.
В чем главная сложность
В каждом из видов учета амортизация считается по-разному. Из-за этого суммы почти всегда не совпадают, и бухгалтеру приходится каждый месяц сверять расчеты, находить расхождения и объяснять, откуда они взялись. А если в компании десятки или сотни основных средств, это часы рутинной работы с таблицами и формулами, при проверке которых всегда остается риск человеческой ошибки.
Что проверяет бухгалтер
1. Что берется для расчета. Основа — первоначальная стоимость основного средства, то есть то, во сколько оно обошлось компании при покупке: цена, доставка, монтаж и другие затраты на доведение до рабочего состояния. Вторая важная величина — срок полезного использования: сколько месяцев объект будет приносить пользу.
2. На что делится. При самом распространенном линейном методе ежемесячная сумма амортизации получается простым делением: первоначальная стоимость делится на срок полезного использования в месяцах. Например, сервер за 1 000 000 рублей со сроком службы 5 лет, то есть 60 месяцев, будет списываться по 16 666,67 рубля в месяц.
3. Что нужно контролировать. Каждый месяц бухгалтер проверяет:
• амортизация начислена по всем основным средствам, которые должны были амортизироваться в этом месяце, включая новые, только что поступившие;
• сумма посчитана верно — с учетом правильной первоначальной стоимости и срока полезного использования;
• суммы в бухгалтерском и налоговом учете сходятся, а если расходятся — расхождение обосновано и учтено.
Эту ежемесячную проверку бухгалтер и делает вручную. Позиций много, формулы однотипные, а ошибка в одной строке может повлиять на расчеты следующих месяцев.
Почему приходится проверять, если есть учетная программа
Современные учетные системы умеют начислять амортизацию автоматически. Но программа считает по тем данным, которые в нее внесены, поэтому ошибка в исходных данных попадет и в расчет. Например:
• в карточке основного средства не заполнен или ошибочно указан срок полезного использования;
• первоначальная стоимость указана не полностью: например, забыли включить доставку или монтаж;
• по новому объекту вовремя не запустили начисление амортизации, и он выпал из расчета;
• правила учета изменились, а параметры в карточке остались прежними.
Поэтому бухгалтеру приходится контролировать не только сам расчет, но и данные, на которых он основан: проверить, что программа начислила амортизацию по всем нужным объектам и использовала правильные параметры. Чем больше основных средств, тем больше времени занимает ручная проверка.
Что делает программа
Получилась настольная программа с простым и наглядным интерфейсом. Бухгалтеру больше не нужно вручную расставлять десятки формул в Excel: достаточно выбрать файл и нажать одну кнопку. Инструмент сам заполняет Excel-шаблон проверки амортизации и формирует готовый файл для сверки бухгалтерского и налогового учета.
Внутри программа проверяет сразу несколько показателей:
• Амортизацию по новым основным средствам — отдельно для бухгалтерского и налогового учета.
• Итоговые суммы амортизации по каждому виду учета.
• Расхождения по каждой позиции между начисленной амортизацией и остаточной стоимостью.
• Общую сумму отклонений.
• Ожидаемую амортизацию текущего месяца и ее фактическое значение.
В результате бухгалтер получает готовый файл для проверки и сразу видит, где есть расхождения, которые нужно проверить. Вся Процедура занимает несколько секунд вместо нескольких часов ручной работы.
Почему это удобно
ИИ не заменяет бухгалтера: он берет на себя рутинные проверки, расчеты и заполнение таблиц. Бухгалтеру остается контролировать результат, разбираться с расхождениями и принимать решения. За счет автоматизации на такую работу уходит не несколько часов, а несколько секунд.
Программа также снижает риск случайных ошибок при работе с формулами. Расчеты выполняются по одному алгоритму, поэтому бухгалтеру не приходится каждый раз вручную расставлять и проверять формулы. При этом инструмент остается достаточно гибким: он находит нужные столбцы по названиям заголовков, поэтому небольшие изменения в структуре таблицы не требуют переделывать саму программу.
Есть и практический момент с исходными данными: программа не изменяет оригинальный файл, а сохраняет результат в новый. Можно спокойно проводить сверку и при необходимости возвращаться к исходным данным.
В итоге меняется сама роль бухгалтера в этой операции. Вместо многочасовой проверки таблиц он получает готовый результат и тратит время на то, где действительно нужна его экспертиза: понять, откуда взялось расхождение, проверить исходные данные и решить, что с ним делать.
Главный вывод
Рутинная и трудоемкая проверка амортизации основных средств превратилась в простую операцию: выбрал файл, нажал кнопку, получил результат. Чтобы автоматизировать такую задачу, не нужно быть программистом. Важнее хорошо знать свой процесс, понимать, что именно нужно проверить, и суметь подробно описать задачу для ИИ.
Похожие статьи: